Cómo funciona la plataforma desarrollada en Paraná que resguarda documentos digitales de empresas y organizaciones

La firma Indicer de la capital entrerriana implementó y mejoró una plataforma que permite la gestión “eficiente y personalizable” de la documentación sensible de instituciones públicas o privadas. Julián Acosta resaltó las medidas de seguridad y explicó cómo se gestionan los accesos. Dos Florines

El resguardo de información sensible es una de las principales preocupaciones que afrontan las organizaciones, sean públicas o privadas. En esta nueva era, el almacenamiento y gestión de los documentos digitales resulta fundamental para empresas y organismos del Estado, mucho más aquellos que tienen años de trayectoria y debieron destinar históricamente más espacio, tiempo y dolores de cabeza para su cuidado.

Frente a ese desafío, que se conjuga con la necesidad de despapelizarse y reducir costos y tiempo, la empresa Indicer de Paraná desarrolló y mejoró una plataforma que permite la gestión de los archivos digitales. Se trata de una herramienta que posibilita a las personas tener acceso rápido y seguro de la información importante, tras un proceso de digitalización primero de aquellos documentos físicos.

“La gestión de la documentación digitalizada consiste en la organización eficiente y personalizable de la información, adaptada a las necesidades específicas de cada institución. Esto incluye categorizar, indexar y clasificar archivos, lo que facilita la búsqueda rápida de los datos. Además, la plataforma permite manipular y gestionar esta información desde cualquier dispositivo con acceso a Internet”, resaltó Julián Acosta, profesional de la empresa.

Según describió a DOS FLORINES, otra ventaja clave es la gestión diferenciada de permisos de acceso, lo que permite a las instituciones y empresas restringir la información sensible o confidencial a ciertos usuarios, asegurando que solo las personas autorizadas puedan visualizar o modificar esos datos.

Resguardo de la información

Acosta resaltó que la plataforma proporciona un alto nivel de seguridad al eliminar la vulnerabilidad de los archivos físicos, protegiéndolos contra riesgos como destrucción, deterioro o pérdida. De esta forma, los archivos están respaldados y protegidos contra amenazas físicas.

Además, indicó que el acceso a la plataforma se realiza exclusivamente a través de usuarios registrados con credenciales únicas (nombre de usuario y contraseña). Además, la conexión a la plataforma utiliza el protocolo HTTPS, que asegura la transferencia de datos cifrada, protegiendo la información frente a posibles interceptaciones. “Esto limita el acceso únicamente a personas con autorización y garantiza un entorno seguro para los usuarios“, afirmó.

Por otra parte, detalló que la información digitalizada se compone de dos partes principales:

Archivos PDF: Estos documentos digitalizados se alojan en los servidores contratados de hosting, donde también está hospedada la plataforma de gestión documental.

Metadata: Incluye información como nombres de archivos, carpetas, fechas de subida, índices de texto y otras características clave que facilitan la organización y la búsqueda, también almacenada en bases de datos integradas dentro del sistema.

“Con el paso de los años, la gestión de esta información implica mantener los respaldos actualizados, realizar auditorías de datos y optimizar las bases de datos para garantizar su rendimiento. Además, realizamos planificaciones con respecto a la migración a nuevos sistemas en caso de avances tecnológicos o crecimiento de las necesidades”, amplió.

Programación

La plataforma SeedDMS utilizada por Indicer cuenta con un equipo de desarrolladores dedicados a su mantenimiento y mejora continua, como la implementación de nuevas funcionalidades para adaptarse a las necesidades emergentes de los usuarios, la optimización del rendimiento del sistema para garantizar tiempos de respuesta rápidos y un uso eficiente de los recursos, la corrección de errores que puedan surgir.

“Estas mejoras constantes aseguran que la plataforma siga siendo una herramienta confiable y eficiente para la gestión documental de nuestros clientes”, finalizó.