“Es una inversión que permite bajar costos, entre ellos de papel y de tiempo”, destacaron desde Indicer, una firma creada por profesionales de la ciudad que tiene como norte la transformación digital para agilizar los procesos de gestión y administración en empresas e instituciones. Por Nahuel Amore
Rubén Acosta es quien allá por 2019 advirtió que la digitalización es un proceso que atraviesa a todas las organizaciones. Como archivista de profesión, supo que más temprano que tarde todas las empresas e instituciones, públicas y privadas, debían iniciar su camino de transformación digital para optimizar el uso de los recursos. La pandemia del Covid-19, de inmediato, no hizo más que confirmar su teoría y aceleró la toma de decisiones.
Frente a este desafío y la necesidad de expandirse, creó Indicer, una empresa de Paraná dedicada no sólo a la digitalización, sino a la gestión integral de documentos, cuyo engorroso proceso suele inquietar a las organizaciones con varios años de historia. Para ello, sumó a su hijo Julián Acosta, estudiante avanzado en Programación, Germán Gatti, licenciado en Administración de Empresas, y Natalí Folonier, diseñadora y especialista en Marketing Digital, además de un equipo de jóvenes programadores en el detrás de escena.
En entrevista con DOS FLORINES, Rubén explicó que para ofrecer los distintos servicios, crearon una plataforma de archivos digitales, que permitiera administrar rápidamente todos los documentos una vez escaneados, con posibilidades de desarrollo continuo frente a las mejoras que demandan los clientes e impulsan las nuevas tecnologías. “En ese momento no había muchas empresas de digitalización y hoy todas se asientan en la guarda. Nosotros digitalizamos y gestionamos en la nube“, afirmó.
En ese sentido, Germán Gatti, quien fuera subsecretario de Ciencia y Tecnología de Paraná, reflexionó que la digitalización es el paso previo para avanzar luego en una virtualización de los procesos administrativos. “Hoy usás papel y mañana no vas a querer usarlo más. Hoy estamos en el medio, porque la propuesta de valor es transformar el papel físico en un documento digital que podés buscar las 24 horas, desde cualquier lugar e incluso desde el teléfono. Trabajamos todo virtual. Es un paso intermedio, con vistas a ayudarte a acceder a un software de gestión web”, argumentó.
La digitalización es, en este aspecto, una decisión de inversión en pos de una mejora de los procesos, reducción de costos, ordenamiento de archivos, resguardo de documentación confidencial, etcétera. Por ello, indicaron que actualmente la demanda abarca no sólo a organismos públicos y empresas de distintos tamaños, sino también entidades con y sin fines de lucro como colegios y cámaras, además de profesionales con una importante acumulación de expedientes como los abogados.
Optimización de recursos
Gatti explicó que la necesidad de dar este paso es cada vez mayor, aunque por momentos el contexto macro no ayuda a realizar este tipo de inversiones. “Todos ven que lo necesitan y quieren solucionar. Es muchas veces un dolor de cabeza. Suelen priorizar otras inversiones en un contexto de crisis e incertidumbre”, reconoció.
De todas maneras, planteó que es justamente en esos momentos que la optimización de recursos debe ser puesta en práctica. “Es una inversión que permite bajar costos, entre ellos de papel y de tiempo que también tiene un costo“, agregó.
Folonier, en tanto, subrayó que “el público es el que necesita automatizar los flujos de trabajo, porque el servicio permite mejorar las tareas laborales“. Al respecto, valoró que la herramienta permite “tener control sobre su gestión documental desde cualquier lugar, dispositivo y con seguridad”. “La digitalización es clave y suma mucho, aunque la primera base es solucionar la gestión documental a través de la plataforma, incluso con capacitaciones muy simples para ayudarlos a manejar el sistema”, explicó.
La profesional destacó también que el servicio es integral, con la posibilidad de digitalizar documentos físicos in situ o trasladarlos a la oficina de Indicer, además de avanzar en un proceso más complejo de clasificación.
Asimismo, señaló que muchas organizaciones se están encontrando con un recambio de recursos humanos que no siempre conocen o tienen acceso a determinados archivos históricos que podrían resolverse mediante su digitalización, además de evitar riesgos latentes como pérdidas o destrucción accidental.
En ese sentido, destacaron que la clasificación y el ordenamiento es fundamental y se realiza un trabajo personalizado según la realidad de cada cliente. Luego de la digitalización y almacenamiento de los PDF a la nube, se pueden generar accesos seguros por niveles de jerarquía, lo que garantiza la confidencialidad de actas o documentos sensibles. De todos modos, aclararon que un nuevo servicio que están avanzando es sólo el paso de la digitalización, adaptada luego a las herramientas que ya cuenta una empresa, por ejemplo.
Tecnología
Consultados por la tecnología utilizada, informaron que se trata de escáners OCR, es decir, de Reconocimiento Óptico de Caracteres, que posibilita escanear hasta 40 hojas por minuto, transformando los archivos en un formato digital para ser cargados a la plataforma ISY. Con ese almacenamiento, el objetivo primordial es que luego se tenga acceso “lo más sencillo posible para que cualquier persona lo pueda resolver”.
Consultados por los costos del servicio, informaron que depende del trabajo personalizado que se deba realizar. “Al comienzo se pautan cuántas carpetas necesitan para colocar la información allí. Después una persona de la organización se pone en contacto con nosotros para empezar el proceso de digitalizado”, indicó Rubén Acosta, que además destacó que se incluye soporte y asesoramiento.
Sobre este punto, Gatti explicó: “Generalmente digitalizamos, subimos a la plataforma, capacitamos en el uso para que puedan operar y después se cobra un canon por la guarda virtual, con soporte y seguridad. Ese canon puede variar en función de la cantidad de información y de la cantidad de usuarios con acceso a la web con otra velocidad ofrecida”.
Por otro lado, el profesional puso en valor que en paralelo se lleva adelante un “proceso permanente de evolución de la plataforma, de optimizarla”. “Más allá de cuestiones de estética a mejorar siempre, queremos que funcione mejor. Estamos migrando de hosting para que cada cliente tenga un micrositio al cual ofrecer mejor velocidad, tamaño y seguridad”, indicó. “No podemos quedarnos atrás porque es el corazón de la empresa y tiene que funcionar cada vez mejor“, insistió.
Finalmente, plantearon que el desafío constante es poder mejorar más la herramienta para optimizar aún más el tiempo de las personas que integran una organización, a instancias de que el mundo de la transformación digital llegó para quedarse y formará parte definitivamente a todos los procesos y tareas.
