El servicio de guarda de archivos se prepara para el nuevo tiempo de las empresas

Servicios Documentales Entrerrianos (SDE) invierte en más espacios y procesos para la reactivación y mayor demanda en tiempos de reducción de costos. Dos Florines

El efecto disruptivo que tiene y tendrá el Covid 19 en empresas y organizaciones aún no es mensurable y en cómo cada sector se adecue a los cambios y consecuencias estará la clave para la supervivencia y la proyección de cara a un futuro todavía incierto.

Pero si hay algo seguro: los cambios son abruptos e inevitables y todos tendrán que revisar sus estructuras de costos para afrontar los nuevos tiempos con relativo éxito y ser inteligentes para mantenerse en competencia y, al menos, sostenerse en la nueva normalidad.

Habrá ganadores y perdedores. Habrá quienes adviertan las oportunidades y tomen riesgos y otros que no sabrán cómo moverse en las novedosas e inasibles arenas movedizas. Luego de este prolongado lapso de la pandemia, el mercado está esperando que la actividad económica salga de su letargo y las empresas comiencen a tomar decisiones que vienen postergadas.

Este es el caso de Servicios Documentales Entrerrianos (SDE), una empresa que avanza hacia los 15 años en el mercado local y que se especializa en lo que definen como un servicio integral comprendido por el proceso de retiro, clasificación, protección y reintegro tantas veces como sea necesario de documentos sensibles de las organizaciones que no pueden ser desechados y requieren preservarse en las mejores condiciones.

Esta guarda de archivos no es un servicio nuevo en el mundo, pero en el país en general y en la provincia en particular ha venido creciendo notablemente con dos empresas que se han posicionado en los últimos años.

En SDE consideran que los nuevos tiempos traerán un cambio de paradigma en las organizaciones con respecto a la ponderación de sus archivos y se prepararan para eso.

“Nosotros proponemos convertir al archivo en un activo corporativo. Generalmente las organizaciones disponen de espacio físico que bien podría utilizarse para otro uso y cuando quieren castigar a un empleado lo mandan al archivo. Pero en realidad hay muchos documentos sensibles que deben ser protegidos y mantenidos en las mejores condiciones: contratos, facturas, fichas, historias clínicas, recibos, informes, etc, etc” que suelen ser mal dispuestos, en situaciones caóticas y que cuando son requeridos por alguna contingencia son imposibles de recuperar y se pierden valiosas horas hasta que se los encuentra o no se los encuentra nunca. Nosotros creemos que en estos nuevos tiempos empresarios y dirigentes van a reconsiderar este aspecto y pondrán en valor sus archivos optimizando costos, recuperando infraestructura y valorando al personal tercerizando este servicio que el mercado ofrece con seguridad, eficiencia y costo muy accesible”, describe a Dos Florines, Álvaro Piérola, un reconocido ingeniero paranaense que decidió invertir hace 14 años en este negocio y hoy es socio gerente de Servicios Documentales Entrerrianos.

Cambios.

Piérola relata que, desde su lanzamiento, fue difícil imponer el concepto y hubo que hacer un trabajo pedagógico en el mercado explicando el sistema y generando confianza. El empresario profundiza en se trata de optimizar los archivos y documentos de una empresa que no se pueden eliminar y que generalmente están mal dispuestos en algunas habitaciones o galpones descuidados y sometidos a la humedad y los insectos, pero que casi siempre están desordenados.

Es aquí que SDE realiza la clasificación, los acondiciona y guarda en cajas especiales -que pueden o no tener precintos atendiendo a la confidencialidad de cada documento- y que se organizan en estantes seguros con etiquetas y códigos que permiten su rápida identificación ante la demanda de la empresa que los tendrá en cuestión de minutos en el escritorio para su uso.

“Sumamos más de 25 empresas y organizaciones de todos los tamaños que confiaron en el sistema y están conformes con el servicio. Naturalmente que en estos meses de pandemia no se movió el mercado. Si bien pudimos establecer protocolos y continuar brindando el servicio sin problemas, estamos esperando la reactivación del mercado que creemos será con nuevos parámetros y los empresarios van a necesitar optimizar todos sus procesos y, humilmente, creemos que nuestra industria se convertirá en un socio estratégico porque el servicio tiene dos patas: la primera es guardar y preservar en espacios adecuados los documentos y el otro es llevárselo a su escritorio en tiempo y forma para su utilización y volver a archivar para cuando lo necesite de nuevo”, reseña Piérola.

En su representación del futuro, en SDE consideran que, cada vez más, la empresa será considerada un socio estratégico y que se preparan invirtiendo en infraestructura, procesos y tecnología, para crecer en espacios de guarda y agilizar el proceso de entrega cuando se necesitan los archivos.

“Al primer centro documental que tenemos en calle Río Negro 718 de 600 metros cuadrados le sumamos una nueva construcción en calle Churruarin 2881 -ambas en Paraná-  y en conjunto ya contamos 1200 metros cuadrados operativos. Tenemos también en obra otro centro documental de 600 metros que llevará la disponibilidad a 1800 metros cuadrados. Esa una inversión importante que nos llevó mucho esfuerzo que aún no podemos ponderar totalmente por la variación de precios que hay, pero seguro serán varios millones y que son muy necesarias porque estamos convencidos que la demanda se volcará a buscar este tipo de servicios porque advertirá que mejora mucho su ecuación integral atendiendo a los factores que intervienen. Nosotros estamos muy confiados y creemos que hay mucho para crecer, pero tenemos que estar preparados no sólo en espacio, sino también en talentos humanos y tecnología”, precisa Piérola.

Trazabilidad.

En el diálogo con Dos Florines, el empresario asegura que “la trazabilidad” en el cuidado de los documentos será cada vez más importante, y si bien el mundo marcha hacia los displays, las pantallas líquidas y otros formatos digitales, el papel tiene todavía una larga vida por delante. Asegura que la empresa también provee el servicio de digitalilzación de documentos, los que son procesados y dispuestos en la nube para que el empresario pueda disponer de ellos en tiempo real con un software simple y tecnología accesible para facilitarle su tarea.

“Pero si desea tener su archivo cerca y ordenado en su edificio, también brindamos un servicio de clasificación y ordenamiento en su propia empresa brindándole el know how, las cajas especiales, las estanterías y la tecnología informática, como así también la capacitación y asistencia que necesite para poder contar con su propio centro documental de manera moderna. Lo importante es que con nosotros o en su empresa disponga de manera ordenada de ellos y puedan garantizarse la disponibilidad que optimice tiempo y recursos”, confió Piérola, quien insiste en el concepto de calidad, seguridad y confindencialidad y que por eso son “socios estratégicos de las organizaciones modernas”.

El tiempo dirá cómo se moverá el mercado y cuánto podrá aprovechar SDE de los nuevos tiempos. En tanto, están aplicando el ABC del mundo de las empresas: anticiparse, invertir y presentarse como una opción. De las variables exógenas no pueden hacerse cargo.