¿Cómo implementar un proceso efectivo de delegación en las Pymes?

Por Carlos Sosa

 

Carlos Sosa* | Especial para Dos Florines

En el artículo anterior señalábamos la imperiosa necesidad e importancia de aprender a delegar, ya sea por cuestiones del crecimiento organizacional de las empresas y hasta por cuestiones domésticas del dueño, problemas de salud (enfermedad) y ocio (vacaciones).

En el presente intentaremos dar algunos lineamientos generales de cómo llevar a cabo un proceso de delegación efectivo en las Pymes.
¿Qué roles cumple el dueño de una Pyme?
Podemos mencionar 4 (cuatro) roles:

– Creador: es el rol de fundador, de quien le dio vida a la empresa.

– Propietario: es el rol que otorga la posesión sobre el capital.

– Administrador: es la función gerencial, de conducción de la empresa.

– Trabajador: es cuando el dueño debe ponerse el overol a la par de sus empleados, fundamentalmente en el nacimiento del negocio.

¿Cómo se deben diferenciar los roles y cuales son delegables?

Los primeros 2 (dos) roles, tienen que ver con los derechos que otorga tener la propiedad de una inversión, que una persona a puesto en riesgo para emprender una actividad empresaria y de la cual espera un retorno que satisfaga sus expectativas. Este rol debiera practicarse unas pocas veces al año, en un ámbito donde se pueda analizar reflexivamente la gestión de la empresa. Estos roles, “Creador y Propietario”, no son delegables dado que tienen que ver con la calidad de ser fundador de la empresa y dueño del capital, lo cual no es una faena que exija tiempo operativo.

Los otros 2 (dos) roles “Administrador y Trabajador”, se encuentran insertos en la gestión del negocio que se llevan adelante en la estructura ejecutiva de la Organización, que se forma para alcanzar los objetivos que persiguen los propietarios de una empresa. El primer rol, a delegar gradualmente, es el de “Trabajador”, ya que se ejecutan labores rutinarias, de bajo valor agregado, pero que en momentos del nacimiento del negocio es clave la presencia del dueño, dado que es el conocedor del “saber hacer” del oficio o actividad. Al ir delegando este rol, se debe ir asumiendo a la par la función de Administrador, para encargase de la conducción, planificación y control de la gestión del negocio. Luego de un determinado tiempo y con los mecanismos aceitados, el dueño también debería delegar el rol gerencial y pasar a ocupar un plano Directivo (lo que sería el Directorio en una Sociedad Anónima), que se encargue de establecer los lineamientos generales y determinar los objetivos de la empresa, para que el Gerente ejecute en la Organización.

¿Qué significa delegar?

Delegar, implica “trasladar”, la ejecución de una tarea, a otra persona de un nivel jerárquico inferior, pero manteniendo la supervisión y la responsabilidad sobre la misma. Para, que la persona que delega, sume una tarea de mayor valor estratégico, en el tiempo que se ahorra no ejecutando más aquella.

Delegar no significa:

– Encajar, desentenderse.

– No implica dejar de conducir y supervisar a la persona que se delegó la tarea, no es una acción de comunicar simplemente.

¿Por qué hay fracasos o problemas cuando se delega?

Hay dificultades, cuando la persona que delega, tiene la creencia de que es imprescindible su intromisión constante, no se brinda confianza, se es individualista, se delega a la persona equivocada, cuando no se mide el riesgo de lo que se delegó y no existe información adecuada. Y también cuando se pretenden resultados inmediatos.

¿Cuál es el momento apropiado para delegar?

El momento adecuado, es cuando el impacto que produce la ejecución de una tarea, es indiferente a la persona que lleve a cabo la misma, es decir no hay resultados diferentes si la ejecuta el dueño, gerente, jefe de área o un empleado operativo. O aún habiendo una calidad inferior (en límites tolerables) el dueño debe ocuparse de labores de mayor valor estratégico.

Conclusión:

A modo de cierre, debemos decir, que delegar, no es una cuestión menor para las Pymes, involucra cambios de fondos, reestructuración organizativa, política y empresarial. Y que existen, una serie de requisitos básicos, que tienen que ver con la implementación, de un sistema de información integral de la gestión del negocio, que genere información útil para la toma de decisiones; que, a su vez, permita un adecuado control de la tarea delegada, rodearse de personas valiosas, implementar la rendición de cuentas como metodología de trabajo en la cultura organizacional de la empresa, el uso de agendas que señalen la marcha de los procesos. Es decir, se debe respetar un proceso gradual, que puede llevar muchos años, pero que implementado eficazmente son la razón para forjar una empresa sustentable.

Mg. en Adm. Empresas Carlos A. Sosa
www.sosayasociados.com
Consultor de Empresas
Contador Público Nacional. Mg. Administración de Empresas.
Especialista en RRHH y Dirección de Negocios. Postítulo de Neurociencias.
Coach Ontológico. Neuroliderazgo.